Świadectwo charakterystyki energetycznej — od kiedy obowiązek

TL;DR

• Świadectwo charakterystyki energetycznej to dokument opisujący zapotrzebowanie budynku lub lokalu na energię (wskaźniki EU, EK, EP). Nie myl go z audytem energetycznym ani z przeglądem z art. 62 PB.
• Od 28 kwietnia 2023 r. obowiązek jest egzekwowany twardo: przy sprzedaży świadectwo dołącza się do aktu notarialnego, przy najmie przekazuje najemcy, a druga strona nie może zrzec się prawa do jego otrzymania.
• Obowiązek dotyczy właściciela lokalu, który sprzedaje lub wynajmuje mieszkanie — nie całej wspólnoty. Typowy budynek mieszkalny wspólnoty nie musi mieć świadectwa „z urzędu”.
• Wspólnota może dobrowolnie zamówić świadectwo dla całego budynku — to koszt zarządu nieruchomością wspólną (art. 14 UoWL), a decyzję podejmują właściciele uchwałą (art. 22 ust. 2 i art. 23 UoWL).
• Świadectwo jest ważne 10 lat; sporządza je wyłącznie osoba uprawniona z centralnego rejestru.

1. Czym jest świadectwo charakterystyki energetycznej

Świadectwo charakterystyki energetycznej (potocznie „certyfikat energetyczny” lub „paszport energetyczny”) to dokument, który określa całkowite zapotrzebowanie budynku lub jego części na energię niezbędną do użytkowania zgodnie z przeznaczeniem — na ogrzewanie, przygotowanie ciepłej wody, wentylację, chłodzenie i oświetlenie. Podstawą prawną jest ustawa z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (dalej: ustawa o charakterystyce energetycznej), a metodologię obliczeń reguluje rozporządzenie wykonawcze Ministra Infrastruktury i Rozwoju z 27 lutego 2015 r.

Świadectwo zawiera trzy elementy:

• dane identyfikacyjne budynku lub lokalu,
• charakterystykę energetyczną — wyrażoną wskaźnikami rocznego zapotrzebowania na energię użytkową (EU), końcową (EK) i pierwotną (EP),
• zalecenia określające zakres i rodzaj robót, które poprawiłyby efektywność energetyczną.

To odróżnia świadectwo od dwóch dokumentów, z którymi bywa mylone:

• audyt energetyczny — idzie dalej i analizuje warianty termomodernizacji z rachunkiem opłacalności; jest podstawą wniosku o premię termomodernizacyjną,
• przegląd techniczny z art. 62 PB — bada stan techniczny i bezpieczeństwo użytkowania obiektu, a nie efektywność energetyczną.

Szerzej o tych różnicach w sekcji 5.

2. Od kiedy świadectwo jest obowiązkowe i kogo dotyczy

Obowiązek posiadania świadectwa przy obrocie nieruchomością istnieje od lat, ale nowelizacja ustawy o charakterystyce energetycznej budynków obowiązująca od 28 kwietnia 2023 r. zaostrzyła egzekucję. Wcześniej sprzedający potrafił poprzestać na oświadczeniu w akcie notarialnym — dziś to już nie wystarcza.

2.1. Sprzedaż i najem lokalu

Świadectwo trzeba zapewnić i przekazać w trzech sytuacjach obrotu:

1. sprzedaż budynku lub lokalu (umowa sprzedaży),
2. zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
3. wynajem budynku lub jego części.

Od kwietnia 2023 r. przy sprzedaży oryginał świadectwa dołącza się do aktu notarialnego, a notariusz odnotowuje jego przekazanie; przy najmie kopię przekazuje się najemcy. Co istotne, nabywca ani najemca nie mogą zrzec się prawa do otrzymania świadectwa — klauzula „kupujący rezygnuje ze świadectwa” jest bezskuteczna. Za nieprzekazanie świadectwa grozi grzywna (odpowiedzialność wykroczeniowa).

Uwaga praktyczna. Obowiązek dotyczy zarówno lokali mieszkalnych, jak i użytkowych. Jeżeli sprzedajesz lub wynajmujesz mieszkanie, to Ty jako właściciel lokalu zapewniasz sporządzenie świadectwa — nie wspólnota i nie zarządca.

2.2. Nowe budynki

Świadectwo jest też wymagane dla nowo wybudowanych obiektów — inwestor dołącza je do zawiadomienia o zakończeniu budowy albo do wniosku o pozwolenie na użytkowanie. To dlatego świadectwo dla nowych mieszkań deweloper przekazuje zwykle wraz z kluczami.

2.3. Budynki publiczne z obsługą interesantów

Odrębny obowiązek dotyczy budynków użyteczności publicznej o powierzchni użytkowej ponad 250 m², w których prowadzona jest obsługa interesantów (np. urzędy). Ich właściciel lub zarządca musi mieć świadectwo dla budynku i umieścić jego kopię w widocznym miejscu. Typowej wspólnoty mieszkaniowej to nie dotyczy — ten przepis wskazujemy tylko dla porządku, żeby rozwiać częste nieporozumienie „skoro budynek jest duży, to musi mieć świadectwo”.

3. Rola wspólnoty — czy budynek musi mieć świadectwo

To najczęstsze pytanie na zebraniach: „czy nasza wspólnota ma obowiązek zrobić świadectwo dla budynku?”. Co do zasady nie — obowiązek świadectwa jest powiązany z konkretną transakcją (sprzedaż, najem) i spoczywa na właścicielu lokalu będącego przedmiotem obrotu, a nie na wspólnocie jako takiej. Wspólnota nie ma ustawowego obowiązku „posiadania” świadectwa dla całego budynku mieszkalnego.

3.1. Kiedy warto zamówić świadectwo dla całego budynku

W praktyce wiele wspólnot decyduje się jednak na dobrowolne zamówienie świadectwa dla całego budynku, bo to się opłaca właścicielom:

• świadectwo dla pojedynczego lokalu można sporządzić na podstawie świadectwa dla budynku, więc pojedyncze certyfikaty są tańsze i szybsze,
• właściciel lokalu może żądać od zarządu udostępnienia kopii świadectwa budynku. Zgodnie z ustawą o charakterystyce energetycznej właściciel lub zarządca budynku ma obowiązek nieodpłatnie przekazać kopię świadectwa budynku (a w razie jego braku — dokumentacji technicznej) właścicielowi części budynku lub najemcy w terminie nie dłuższym niż 14 dni od złożenia wniosku,
• świadectwo dla budynku jest naturalnym pierwszym krokiem przed rozmową o termomodernizacji.

3.2. Kto decyduje i kto płaci we wspólnocie

Zamówienie świadectwa dla całego budynku to wydatek, więc nie jest czynnością zwykłego zarządu. Zgodnie z art. 22 ust. 1 UoWL zarząd samodzielnie podejmuje tylko czynności zwykłego zarządu, natomiast:

Art. 22 ust. 2 UoWL — Do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu.

Koszt świadectwa dla budynku mieści się w kosztach zarządu nieruchomością wspólną:

Art. 14 UoWL — Na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się w szczególności: 1) wydatki na remonty i bieżącą konserwację; (…) 5) wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

W praktyce świadectwo dla budynku finansuje się z funduszu remontowego lub z zaliczek na koszty zarządu (art. 15 ust. 1 UoWL — płatnych z góry do 10. dnia miesiąca). Jeżeli wydatku nie ujęto w planie gospodarczym, uchwała powinna od razu wskazać źródło finansowania.

Uchwałę podejmuje się na zebraniu, w trybie indywidualnego zbierania głosów albo mieszanym, a rozstrzyga większość liczona udziałami:

Art. 23 ust. 2 UoWL — Uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos.

4. Kto sporządza świadectwo i ile ono kosztuje

Świadectwo może sporządzić wyłącznie osoba uprawniona, wpisana do centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków prowadzonego przez właściwego ministra. Uprawnienie ma m.in. osoba z odpowiednimi uprawnieniami budowlanymi albo z wykształceniem kierunkowym obejmującym charakterystykę energetyczną budynków. Każde świadectwo otrzymuje indywidualny numer z rejestru — dzięki temu można je zweryfikować, a „świadectwo z internetu” bez numeru rejestrowego jest bezwartościowe.

Świadectwo można otrzymać w postaci papierowej (opatrzone numerem i podpisem) albo elektronicznej (z podpisem elektronicznym). Zawiera dane budynku/lokalu, wskaźniki EU/EK/EP oraz zalecenia poprawy efektywności.

4.1. Ile to kosztuje (orientacyjnie 2025/2026)

Koszt zależy od wielkości i złożoności obiektu oraz od tego, czy istnieje już świadectwo budynku, na którym można oprzeć świadectwo lokalu. Dla wspólnoty zamówienie jednego świadectwa dla budynku bywa tańsze łącznie niż osobne zlecenia kilkunastu właścicieli.

5. Świadectwo vs audyt vs przegląd — nie myl dokumentów

To trzy różne dokumenty o różnych celach — najczęstsze źródło nieporozumień:

Kluczowe: przegląd z art. 62 PB jest obowiązkowy zawsze i nie zastępuje go żadne świadectwo ani audyt. Zgodnie z art. 62 ust. 1 PB obiekty budowlane poddaje się kontroli okresowej co najmniej raz w roku (m.in. instalacje) oraz co najmniej raz na 5 lat (pełny stan techniczny). Świadectwo dotyczy wyłącznie efektywności energetycznej i działa równolegle, nie zamiast przeglądów.

6. Ważność świadectwa i najczęstsze błędy

Świadectwo jest ważne 10 lat od dnia sporządzenia. Traci ważność wcześniej, jeżeli w budynku lub lokalu przeprowadzono roboty budowlano-instalacyjne, które zmieniły jego charakterystykę energetyczną — np. wymianę źródła ciepła, docieplenie ścian czy wymianę stolarki. Po takim remoncie warto zamówić nowe świadectwo, które pokaże poprawę.

Najczęstsze błędy:

• Zwlekanie do dnia podpisania aktu — świadectwo sporządza się kilka–kilkanaście dni, więc zamawiaj je z wyprzedzeniem.
• „Rezygnacja” nabywcy ze świadectwa — jest bezskuteczna; obowiązek przekazania i tak istnieje.
• Mylenie świadectwa z audytem — do premii termomodernizacyjnej potrzebny jest audyt, nie świadectwo.
• Świadectwo bez numeru rejestrowego — takie „świadectwo” nie spełnia wymogów ustawy.

7. Praktyczna ścieżka — krok po kroku

Jeśli jesteś właścicielem sprzedającym lub wynajmującym lokal:

1. Sprawdź, czy dla budynku istnieje już świadectwo — jeśli tak, poproś zarząd o kopię (masz do tego prawo, wydanie do 14 dni).
2. Zamów świadectwo dla lokalu u osoby uprawnionej z centralnego rejestru; zrób to z wyprzedzeniem przed transakcją.
3. Przy sprzedaży dopilnuj dołączenia oryginału do aktu notarialnego; przy najmie przekaż kopię najemcy.

Jeśli jesteś w zarządzie wspólnoty:

1. Oceń potrzebę — czy właściciele często sprzedają/wynajmują i skorzystaliby ze świadectwa budynku.
2. Przygotuj projekt uchwały: zgoda na zamówienie świadectwa budynku + źródło finansowania + pełnomocnictwo dla zarządu (art. 22 ust. 2 i art. 23 UoWL).
3. Zbierz 2–3 oferty od uprawnionych wykonawców i wybierz świadczącego wpisanego do rejestru.
4. Sfinansuj wydatek z funduszu remontowego lub zaliczek (art. 14 i art. 15 UoWL).
5. Po sporządzeniu udostępniaj kopię świadectwa właścicielom na wniosek — nieodpłatnie, w terminie do 14 dni.
6. Nie zapominaj o obowiązkowych przeglądach z art. 62 PB — świadectwo ich nie zastępuje.

Co dalej

• Sprzedajesz albo wynajmujesz? Świadectwo to twardy obowiązek — załatw je wcześniej, nie w dniu podpisania.
• W zarządzie? Rozważ jedno świadectwo dla budynku — obniża koszt świadectw dla lokali i porządkuje sprawę.
• Pamiętaj o rozróżnieniu: świadectwo ≠ audyt energetyczny ≠ przegląd z art. 62 PB.
• Zawsze sprawdzaj numer rejestrowy świadectwa — bez niego dokument jest bezwartościowy.

Potrzebujesz projektu uchwały o zamówieniu świadectwa dla budynku albo pomocy w ustaleniu, kto w Twojej sytuacji ma je zapewnić? Zapytaj w naszym czacie — podpowiemy krok po kroku.