Zmiana sposobu zarządu wspólnoty — z ustawowego na umowny

TL;DR

• Zmiana sposobu zarządu wspólnoty to coś innego niż wymiana członków zarządu czy zatrudnienie administratora. Chodzi o przejście z modelu ustawowego (zarząd z właścicieli, art. 20 UoWL) na model umowny, w którym zarząd powierza się osobie fizycznej lub prawnej (art. 18 ust. 1 UoWL) — albo odwrotnie.
• Forma jest rygorystyczna: pierwsze określenie sposobu zarządu wymaga umowy w formie aktu notarialnego, a każda późniejsza zmiana — uchwały zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a UoWL). Uchwała „zwykła” w tej sprawie nie wywoła skutku.
• Większość: uchwała z art. 18 ust. 2a UoWL zapada co do zasady większością udziałów (art. 23 ust. 2 UoWL); umowa z art. 18 ust. 1 UoWL wymaga zgody wszystkich właścicieli.
• Uchwała notarialna jest podstawą wpisu do księgi wieczystej — nowi nabywcy lokali są nią związani (art. 18 ust. 2 UoWL).
• Jeśli chcesz tylko odciążyć zarząd, często wystarczy umowa o administrowanie bez notariusza. Zmiana sposobu zarządu ma sens, gdy wspólnota chce przekazać firmie pełne kierowanie sprawami.

1. Zarząd ustawowy a umowny — o co właściwie chodzi

Ustawa o własności lokali przewiduje dwa „reżimy” zarządzania nieruchomością wspólną. Zanim zaczniesz procedurę zmiany sposobu zarządu wspólnoty, upewnij się, w którym z nich jesteście dziś.

Zarząd ustawowy (właścicielski)

To model domyślny. Jeżeli właściciele niczego inaczej nie ustalili w akcie notarialnym, stosuje się przepisy rozdziału 4 UoWL:

Jeżeli sposobu zarządu nie określono w umowie, o której mowa w ust. 1, lub w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza, obowiązują zasady określone w niniejszym rozdziale. (art. 18 ust. 3 UoWL)

W praktyce oznacza to, że we wspólnocie liczącej więcej niż trzy lokale właściciele wybierają uchwałą jednoosobowy lub kilkuosobowy zarząd, a jego członkiem może być wyłącznie osoba fizyczna (art. 20 ust. 1 UoWL). Taki zarząd może zatrudnić firmę administrującą, ale to on podejmuje decyzje i reprezentuje wspólnotę.

Zarząd umowny (powierzony)

Alternatywą jest określenie sposobu zarządu w umowie notarialnej:

Właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. (art. 18 ust. 1 UoWL)

Kluczowa różnica: tu zarząd może sprawować spółka (np. firma zarządzająca nieruchomościami), a nie tylko osoba fizyczna. Umowa może też ułożyć wewnętrzne zasady inaczej niż ustawa — np. powołać komisję rewizyjną, określić zakres czynności, które zarządca wykona bez uchwały, czy sposób zwoływania zebrań. Przepisy ustawowe stosuje się wtedy tylko posiłkowo:

W razie powierzenia zarządu osobie fizycznej lub prawnej, w trybie przewidzianym w art. 18 ust. 1, w braku odmiennych postanowień umowy, stosuje się odpowiednio przepisy niniejszego rozdziału. (art. 33 UoWL)

Zarządca umowny nadal ma obowiązki ustawowe: prowadzi ewidencję pozaksięgową kosztów i zaliczek, rozlicza się przez rachunek bankowy, składa roczne sprawozdanie i zwołuje zebranie najpóźniej w pierwszym kwartale roku (art. 29 ust. 1 i art. 30 ust. 1 UoWL).

Skąd się bierze zarząd umowny w praktyce

Najczęściej ze startu inwestycji deweloperskiej. Deweloper w pierwszej umowie sprzedaży lokalu wpisuje, że zarząd powierza się wskazanej firmie, a zgodnie z art. 18 ust. 2 UoWL ten sposób zarządu wiąże każdego kolejnego nabywcę. Po latach właściciele odkrywają, że nie mogą „po prostu odwołać” zarządcy zwykłą uchwałą — i wtedy pojawia się temat zmiany sposobu zarządu.

2. Kiedy zmiana sposobu zarządu NIE jest potrzebna

Wiele wspólnot wydaje pieniądze na notariusza niepotrzebnie. Zanim zwołasz zebranie, sprawdź, czy Twój cel nie da się osiągnąć prościej.

Zmiana osoby zarządcy a zmiana sposobu zarządu

To najczęstszy punkt sporny. Forma notarialna dotyczy sposobu zarządu, nie każdej zmiany osoby. Jeżeli jednak akt notarialny imiennie wskazuje konkretną firmę jako zarządcę, jej wymiana na inną jest w praktyce traktowana jako zmiana ustalonego sposobu zarządu i wymaga uchwały zaprotokołowanej przez notariusza. Jeśli natomiast umowa określa tylko model (np. „zarząd sprawuje zarządca wybrany uchwałą”), a nie konkretny podmiot, wymiana zarządcy może nastąpić zwykłą uchwałą. Dlatego pierwszym krokiem zawsze jest odczytanie aktu notarialnego — kopię uzyskasz z księgi wieczystej lub od zarządcy.

3. Z ustawowego na umowny — dwie ścieżki

Ścieżka A: umowa notarialna wszystkich właścicieli (art. 18 ust. 1 UoWL)

Najbezpieczniejsza droga to umowa w formie aktu notarialnego, w której biorą udział wszyscy właściciele lokali (a jeśli są jeszcze lokale niewyodrębnione — także ich dotychczasowy właściciel, zwykle gmina lub deweloper). Umowa wymaga jednomyślności, bo jest umową, a nie uchwałą. W małym budynku (np. 8–12 lokali), gdzie wszyscy się znają, da się to zorganizować w jednym terminie u notariusza. W dużej wspólnocie jest to często niewykonalne — wystarczy jeden właściciel mieszkający za granicą.

Ścieżka B: uchwała zaprotokołowana przez notariusza (art. 18 ust. 2a UoWL)

Zmiana ustalonego w trybie ust. 1 sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Uchwała ta stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej.

Literalnie przepis mówi o zmianie sposobu już ustalonego w trybie ust. 1. Czy więc wspólnota, która zawsze miała zarząd ustawowy, może przejść na umowny samą uchwałą notarialną? W praktyce spotyka się dwa stanowiska:

• ostrożne — pierwsze wprowadzenie reżimu umownego wymaga umowy wszystkich właścicieli (ścieżka A), a uchwała notarialna służy tylko do późniejszych zmian;
• liberalne — skoro art. 18 ust. 3 UoWL wymienia uchwałę zaprotokołowaną przez notariusza obok umowy jako źródło sposobu zarządu, uchwała notarialna może określić go także w miejsce zarządu ustawowego.

Rekomendacja: jeśli wspólnota planuje ścieżkę B przy dotychczasowym zarządzie ustawowym, uzgodnij z notariuszem i sądem wieczystoksięgowym wcześniej, czy wpis zostanie dokonany. Odmowa wpisu po zebraniu to stracone pieniądze i czas.

Mała wspólnota (do trzech lokali)

W budynku, w którym łączna liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie przekracza trzech, stosuje się przepisy KC o współwłasności (art. 19 UoWL). Zmiana sposobu zarządu jako czynność przekraczająca zwykły zarząd wymaga tam zgody wszystkich współwłaścicieli, a w jej braku ci, którzy mają co najmniej połowę udziałów, mogą wystąpić do sądu (art. 199 KC).

4. Jak przegłosować zmianę sposobu zarządu — krok po kroku

Krok 1: projekt uchwały i umowy z zarządcą

Przygotuj dwa dokumenty: projekt uchwały (kto przejmuje zarząd, od kiedy, zakres uprawnień, czy powstaje komisja rewizyjna, jak zarządca rozlicza się z właścicielami) oraz projekt umowy o zarządzanie z wynagrodzeniem. Ustalenie wynagrodzenia zarządcy jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd (art. 22 ust. 3 pkt 1 UoWL), więc warto zawrzeć je w tej samej uchwale albo w osobnej, podjętej na tym samym zebraniu.

Krok 2: prawidłowe zawiadomienie

Zebranie zwołuje zarząd lub zarządca, zawiadamiając każdego właściciela na piśmie co najmniej tydzień wcześniej. Ponieważ zmiana sposobu zarządu dotyczy wzajemnych praw i obowiązków właścicieli, zawiadomienie musi zawierać treść planowanej zmiany:

W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany. (art. 32 ust. 2 UoWL)

Samo hasło „sprawy zarządu” w porządku obrad to zaproszenie do zaskarżenia uchwały.

Krok 3: notariusz na zebraniu i liczenie głosów

Notariusz musi być obecny i sporządzić protokół. Uchwały zapadają większością głosów liczoną według udziałów, chyba że umowa lub uchwała przewiduje zasadę „jeden właściciel — jeden głos” (art. 23 ust. 2 UoWL). Ustawa dopuszcza też zbieranie głosów częściowo na zebraniu, a częściowo indywidualnie (art. 23 ust. 1 UoWL) — przy uchwale notarialnej skonsultuj jednak z notariuszem, w jaki sposób zostaną udokumentowane głosy oddane poza zebraniem.

Przykład: wspólnota z 60 lokalami, łączna suma udziałów 1. Na zebranie przychodzą właściciele reprezentujący 0,42 udziałów, wszyscy za. To za mało — potrzeba więcej niż 0,50 wszystkich udziałów, nie obecnych. Zarząd dozbiera w ciągu dwóch tygodni głosy właścicieli z kolejnymi 0,15 udziałów, łącznie 0,57 — uchwała zapada.

Krok 4: wpis do księgi wieczystej i przekazanie dokumentów

Uchwała notarialna jest podstawą wpisu do księgi wieczystej (art. 18 ust. 2a UoWL). Wniosek składa zazwyczaj notariusz. Równolegle dotychczasowy zarząd przekazuje nowemu zarządcy dokumentację: protokół przejęcia nieruchomości i dokumentacji technicznej, spis właścicieli i udziałów (art. 29 ust. 1b UoWL), ewidencję kosztów i zaliczek, umowy z dostawcami, dostęp do rachunku bankowego.

Krok 5: termin na zaskarżenie

Każdy właściciel może zaskarżyć uchwałę, jeśli jest niezgodna z prawem lub umową, narusza zasady prawidłowego zarządzania albo jego interesy — w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia na zebraniu (art. 25 ust. 1 i 1a UoWL). Zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie (art. 25 ust. 2 UoWL).

5. Koszty i najczęstsze błędy

Ile kosztuje zmiana sposobu zarządu

Na budżet składają się: wynagrodzenie notariusza za protokół (według taksy notarialnej, zależne od liczby stron i czasu zebrania), podatek VAT, wypisy protokołu oraz opłata sądowa od wniosku o wpis. Poproś notariusza o kalkulację przed zebraniem i uwzględnij ją w planie gospodarczym — to koszt zarządu nieruchomością wspólną pokrywany z zaliczek właścicieli.

Błędy, które unieważniają procedurę

1. Uchwała bez notariusza. Zwykła uchwała „powierzamy zarząd firmie X” przy zarządzie ustawowym nie zmienia sposobu zarządu — firma pozostaje co najwyżej administratorem.
2. Liczenie większości od obecnych. Większość liczy się od wszystkich udziałów we wspólnocie.
3. Lakoniczne zawiadomienie bez treści zmiany (art. 32 ust. 2 UoWL).
4. Pominięcie wynagrodzenia — umowa z zarządcą bez uchwały z art. 22 ust. 3 pkt 1 UoWL jest ryzykowna dla obu stron.
5. Brak weryfikacji aktu deweloperskiego — nie wiesz, czy umowa wskazuje osobę, czy tylko model, więc nie wiesz, jakiej formy potrzebujesz.

6. Z umownego na ustawowy — powrót do zarządu właścicielskiego

Procedura działa w obie strony. Jeśli zarządca powierzony przez dewelopera nie spełnia oczekiwań, wspólnota może uchwałą zaprotokołowaną przez notariusza (art. 18 ust. 2a UoWL) wrócić do zarządu ustawowego i w tej samej sesji wybrać zarząd z osób fizycznych (art. 20 ust. 1 UoWL). Warto równocześnie wypowiedzieć umowę o zarządzanie zgodnie z jej postanowieniami, żeby uniknąć sporu o wynagrodzenie za okres wypowiedzenia.

Gdy zarząd — ustawowy czy powierzony — w ogóle nie działa, a nie da się zebrać większości, pozostaje wniosek do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego (art. 26 ust. 1 UoWL).

7. Praktyczna ścieżka

1. Ustal stan wyjściowy — pobierz akt notarialny pierwszej sprzedaży lokalu i sprawdź, czy sposób zarządu został w nim określony.
2. Określ cel — pełne przekazanie zarządu firmie czy tylko administrowanie? W drugim przypadku notariusz nie jest potrzebny.
3. Wybierz ścieżkę — umowa wszystkich właścicieli albo uchwała notarialna; przy zarządzie ustawowym skonsultuj ścieżkę B z notariuszem.
4. Przygotuj projekt uchwały i umowy z wynagrodzeniem i zakresem uprawnień.
5. Zwołaj zebranie z tygodniowym wyprzedzeniem i pełną treścią zmiany.
6. Zbierz większość udziałów, podpisz protokół notarialny, złóż wniosek o wpis.
7. Przekaż dokumentację i odczekaj 6 tygodni na ewentualne powództwa.

Jeśli chcesz sprawdzić, która ścieżka pasuje do Twojej wspólnoty, zapytaj asystenta NostraCasa — przeanalizuje Twój przypadek na podstawie przepisów UoWL.